“선적서류 출력없이 화주에게 전자팩스와 이메일로 자동 송부함과 동시 전자문서 관리 가능해져”

물류.유통관련 IT업계에서 전문성을 인정받고 있는 ㈜엠피엘에스(대표 안국환)가 최근 선사, 포워더등 수출입물류 업체에 특화된 전자문서관리시스템인 MS-DOCS(MPLS Smart Document System, http://msdocs.mpls.co.kr/) 를 개발해 화제다.

MS-DOCS 는 선사,포워더 업체가 화주 또는 업무 파트너에게 발급할 선적서류를 팩스 또는 이메일로 자동송부 시켜줌과 동시에 전자문서로 보관, 관리해준다.

예를 들어, 화물도착통지서(A/N)나 청구서(INVOICE)를 화주에게 팩스로 송부하는 업무의 경우, 전산업무시스템에서 (1)선적서류를 종이문서로 출력 후 (2)팩스기기로 옮겨가서 (3)화주의 팩스번호 입력 후 (4)송부했으며, 이메일로 송부할 때는 전산업무시스템에서 (1)전자문서(PDF) 생성 후 (2)이메일 전송창으로 옮겨가서 (3)이메일 주소 선택 및 제목과 본문 입력 후, 생성해 놓은 전자문서(PDF)를 첨부하고 (4)전송을 하는 등 수기작업이 많아 불편했다.

이번에 ㈜엘피엘스가 개발한 MS-DOCS는 이러한 수작업 없이 전송버튼 하나로 팩스 혹은 이메일로 전송이 가능하게 된 것. 이로써 특정 항차의 선적서류를 개별 화주에게 일괄 전송할 수 있으며 종이문서 출력없이 전송 시간을 단축시키고, 문서종류(A/N)및 문서관리번호(선박명/항차번호, B/L No.)가 자동등록돼 관리된다.

부가기능으로 전자팩스, 이메일 발송이나 전자팩스수신 시 업무 담당자에게 SMS문자를 통보해 주는 기능도 내장돼 있다.

개발회사인 ㈜엠피엘에스는 물류업체가 이 시스템을 도입하면 Door Order, B/L, CLL, CDL, M/F, A/N, Invoice, 입금증 등의 선적서류 발송이 용이하게 되고, 팩스대신 이메일로 대체 송부하면 팩스 통신료까지 절감되며, 선적서류를 출력해 보관하거나 스캔 작업을 거친 후 CD로 보관하던 작업이 없어지게 되며, 조회권한이 있는 모든 사용자는 언제 어디서든 문서 공유가 가능해져 업무의 생산성 향상과 종이없는 사무실(Paperless Office) 환경을 실현하는데 일조할 것으로 기대하고 있다.

㈜엠피엘에스 관계자는 “우리가 현재 IT시스템 운영서비스를 하고 있는 훼리선사 고객은 모든 MS-DOCS 기능을 즉시 사용 가능하며, 그 외 수출입 물류 고객은 업무용 시스템과 MS-DOCS 인터페이스 부분에 대한 SETUP 과정이 필요하다.”고 말했다.

MS-DOCS는 최근 중요성이 더욱 강조되고 있는 보안관리에도 만전을 기하여 주소록 등 중요 정보는 암호화하여 보관하고 외부 침입에 대비한 네트웍 보안과 바이러스 예방은 물론, 무장애 시스템을 목표로 MS-DOCS 서버를 국내 유명 IDC센터에 위치시켰다.

㈜엠피엘에스은 연내에 MS-DOCS 모바일 버전도 발표할 예정이다.