체크 B/L 발급 대기시간 대폭 감소 효과

포워더간 화물 혼재 작업인 코로드 / 콘솔(Co-load / Consolidation)은 잡다한 업무 처리로 인해 인력과 시간이 많이 드는 업무다.

선적의뢰서(S/R) 역시 복잡 다단한 과정을 거치게 된다. 특히 체크 B/L 확인 과정에서 콘솔사의 체크 B/L 수신까지의 대기 시간은 건당 하루 이상 소요되기도 한다. 이 때문에 잔업이 늘고 업무 낭비가 늘어가기 나름이다.

이리한 가운데 골드웨이(대표 : 배기창)가 7월 1일부로 업계 최초로 콘솔 E-SR 시스템을 구축, 코로드(Co-Load) 관련 SR수신 및 체크 B/L 단계에서 걸리는 시간을 대폭 감소시켜 주목을 받고 있다.  

이 시스템은 기존의 코로더 SR의 전달 과정을 대폭 감소하여, 코로더의 포워딩시스템에서 직접 콘솔사시스템으로 SR을 전달하고, 자동 입력되게 하는 시스템이다.

다시 말해 이메일 또는 팩스로 주고받던 더 SR을 EDI 형태로 송수신하는 방식으로, 수신된 EDI 방식의 SR이 골드웨이의 업무 프로그램(Win-SABIS)으로 수정 없이 저장되며, 이 데이터 그대로 체크 BL로 생성되지 때문에 코러더의 B/L 출력 및 스캔과정, 콘솔사로 이메일 등을 통해 전달하는 과정이 생략되며, 콘솔사의 B/L 입력 및 확정(Confirmation) 단계를 줄이게 됐다.

이에 따라 하루 이상 걸리는 B/L 체크 프로세스를 크게 단축시키게 됐다. 수정이 필요한 체크 B/L은 코러더 측에서 B/L 수정 후 EDI를 재전송하면 확정 여부의 판단에 따라 반영된다.

이 솔루션은 한국비즈넷이 개발한 프로그램으로서, 골드웨이가 해상 콘솔업계로서는 최초로 도입한 내용으로 대고객 웹서비스도 함께 제공되고 있다. 이에 따라 화물추적/건별/월합 인보이스 확인/체크 B/L 확인 등에도 신속하고 효율적인 백업 서비스를 향상시킬 수 있다.

문서교환없이 D/B상에서 그대로 수정

‘E-S/R’의 도입으로 코로드 및 콘솔에서 상당한 효과가 기대되고 있다.

골드웨이에 따르면 우선 코로드의 경우 코로드 B/L이 콘솔사 프로그램으로 직접 입력되므로 별도 입력 시간이 단축되어 즉시 체크 B/L 생성이 가능하게 된다.

아울러 포워딩 시스템에 입력된 항목 그대로 전송되고 누락이나 수정없이 콘솔사 프로그램에 입력되므로 S/R 내용 그대로 B/L 생성되므로 B/L번호만 확인하면 된다. 또한 B/L 입력후 별도로 출력/스캔하여 팩스나 이메일로 콘솔사로 전달하는 프로세스 생략되며 출력에 따른 비용, 팩스전송 비용등을 절감할 수 있다..

콘솔 프로세스의 경우 대부분 잔업으로 처리되는 S/R(화주 B/L)을 확인 및 입력할 때 걸리는 시간이 대폭 감소되면 전자문서 수신 확인과 동시에 서렌더 B/L을 생성할 수 있다. 이에 통화/이메일확인/BL입력 등 업무 외적으로 소모되는 고객 응대 업무가 감소되는 효과를 기대할 수 있다.

아울러 코로더(Co-loader)의 불만사항 중 하나인 체크 B/L 수신까지의 대기 시간이 감소될 뿐만 아니라 B/L입력, 상호 확인 등에 따른 업무 낭비 요소가 제거되어 업무 담당자의 고유 업무에 집중할 수 있는 환경이 구축되어 효율성을 제고할 수 있다는 게 골드웨이 측의 설명이다.

이 회사 김준후 과장은 “전체적인 업무가 단순화되어 업무 효율성 제고분만 아니라 원가절감 및 서비스 품질 제고로 신뢰도를 배가 시킬 수 있어 당사의 경쟁력 향상에 지대한 영향을 미칠 것”이라고 전망했다.  

이미 한국비즈넷에서 5년전에 개발한 것이지만 당시 호응을 받지 못하다가 최근 콘솔사들의 효율적인 인력운영에 대한 니즈가 높아지면서 이번에 처음으로 실용화가 되었다. 한국비즈넷은 추후 인보이스 및 서렌더 B/L 등으로 전자문서 전송서비스를 확대할 예정이어서 골드웨이의 서비스 처리 속도가 더욱 배가될 것으로 예상된다.

골드웨이는 체크B/L뿐 아니라 추후에 청구서 (인보이스)과 서렌더 B/L 등으로 전자문서 전송서비스를 확대할 계획이다. e-SR 서비스 도입으로 수출화물에 대한 효율성을 높였다면 8월부터는 D-cube 문서인식 서비스로 수입화물에 대한 업무효율성을 높여 IT 경쟁력을 높일 계획이다.

D-cube 문서 인식 서비스는 어떤 회사의 B/L이라도 주요 항목을 추출해서 자동으로 윈사비스에 입력되도록 해준다. 비(非) 고정고객의 수입물량의 경우 전 세계 어느 나라의 B/L을 받더라도 모두 인식을 할 수 있게 돼 수입업무 효율을 높일 수 있다.

골드웨이의 e-SR 서비스를 이용하기 위해선 먼저 한국비즈넷 윈사비스(Win-SABIS) 이용 고객이어야 한다. 양재아이티와 유한테크노스 프로그램 또는 자체개발 프로그램을 사용하는 고객은 개발사들의 준비가 끝나는 대로 서비스를 이용할 수 있다.

한국비즈넷 김민중 영업본부장에 따르면 기존 방식에서 e-SR 서비스로 전환하는 건 아주 간단하다. 윈사비스를 사용하는 골드웨이의 고객은 서비스 전환을 위해 한국비즈넷 영업지원팀(02-855-2181)에 요청하면 된다. e-SR 서비스를 이용하는 화주에게 추가비용은 전혀 없다. 전송비용은 모두 콘솔사에서 부담하게 된다.

김민중 부장은 “e-SR 서비스를 이용하면 단순히 업무 효율성 뿐만 아니라 관리적인 면에서도 굉장히 큰 효과를 볼 수 있다”며 “골드웨이가 업계를 리드하면서 먼저 시작한 만큼 다른 콘솔사들도 관심을 갖고 있어 점차 서비스를 이용하는 업체들이 늘어날 것으로 보인다”고 말했다./김석융 부장