국제특송 업계에서 웹 기반의 운송 솔루션 및 다양한 공급, 발송망 관리 솔루션이 자리잡고 있다. 이는 국제 특송 업계가 정확하고 효율적인 물류 관리와 비용 절감을 위해 수년동안 추진해 온 신기술 개발 및 적용 노력의 산물로, 웹기반으로 운용되는 데 따라 고객 서비스의 질까지 높이는 효과를 제공하고 있다.
미국의 국제 특송 업체인 UPS가 웹 기반의 운송 솔루션인 `캠퍼스쉽'과 발송망 관리 솔루션인 `UPS―온라인 월드쉽'을 운영하고 있고, 독일 우정국산하 DHL이 `DHL 컨넥트(Connect)'라는 발송물 종합 관리 시스템을 운영하고 있다.
UPS가 지난 4월부터 운영중인 `UPS 캠퍼스쉽'은 장소에 상관없이 인터넷을 통해 소화물을 추적, 레이블 인쇄 및 주소록 관리 등의 운송 절차를 처리할 수 있도록 한 인터넷 기반 운송 툴이다. 대기업ㆍ프랜차이즈ㆍ수출입업체 등 UPS 고객들은 `UPS 캠퍼스쉽'을 통해 회사 전체에서 발행한 모든 운송 정보를 발신인별ㆍ수신인별ㆍ날짜별은 물론, 현재까지의 발송 기록별로도 조회할 수 있다.
그 뿐만 아니라, 본사 물류 담당 부서에서 회사 전체의 모든 운송 활동을 통제할 수 있도록 하여, 정확한 물류관리 및 비용 절감 등의 효율성을 높일 수 있다. 본사 물류 담당 부서는 사용자 및 지점별로 운송 권한을 일일이 지정ㆍ제한할 수 있으며, 회사 전반에 걸쳐 모든 주소록을 공유토록 할 수도 있다.
UPS코리아의 정명수 사장은 "`UPS 캠퍼스쉽'은 장소에 상관없이 운송 관련 비즈니스를 더욱 능률적으로 처리해 주는 한편, 운영비 관리도 더욱 효율적"이라며 "UPS는 앞으로도 계속 IT 및 기술 기반의 솔루션에 투자, 지속적으로 고객 만족을 향상시킬 것"이라고 말했다.
UPS는 또 발송 자동화 솔루션인 `UPS―온라인 월드쉽'을 활용한 `스마트 웨이빌'을 발행하고 있다. 이는 데이터의 활용이 불가능하며 매 작성시 반복작업의 번거로움이 따르는 수기 운송장과 달리 발송물의 모든 정보를 3차원 바코드화한 시스템이다. 운송장과 송장의 작성이 편리하며 다양한 데이터를 신속하게 찾고 활용할 수 있다. 즉각적인 물품추적 조회가 가능하며, 발송 내용의 검토 및 조회가 가능하다. 무엇보다 한번 입력한 자료를 다시 입력할 필요가 없으며, 수기상의 오류가 완전히 제거되는 편리함을 갖고 있다.
출발지에서 도착지까지 필요한 세부정보를 담고 있는 `스마트 웨이빌'은 공급망을 관리하기 위해 상품의 이동을 확인할 필요가 있는 고객이 온라인ㆍ전화 등을 통해 상품을 조회할 수 있도록 돕는다.
독일 우정국의 자회사인 DHL은 `DHL Connect'라는 발송물 정보종합 관리시스템으로 발송물과 관련한 모든 해외 발송 업무를 처리하고 있다. 이는 고객들로 하여금 컴퓨터를 통해 발송예약 및 추적, 조회, 발송내역 보고서 출력 등 DHL 발송물과 관련된 모든 해외 발송업무를 처리할 수 있도록 하는 프로그램이다. 특히 DHL의 항공운송장을 별도로 보관할 필요 없이 이 프로그램을 통해 버튼 하나로 다양한 DHL 발송 보고서를 작성할 수 있어, DHL 서비스를 자주 이용하는 고객들이 더욱 편리하게 이용할 수 있다고 DHL코리아측은 설명했다.
DHL은 또 웹 기반의 운송 관리 솔루션인 `DHL 웹 쉬핑(Web Shipping)'을 운영하고 있다. DHL 웹쉬핑은 온라인 전용 통합 발송관리 프로그램으로, DHL 홈페이지에 접속해 온라인상으로 항공 운송장 출력 및 예약, 주소록 관리, 보고서 출력, 배달결과 조회 등 모든 발송 관련 작업을 할 수 있는 프로그램이다. 온라인 상으로 모든 발송 관련 작업을 할 수 있으므로 별도의 소프트웨어를 설치할 필요 없이 언제ㆍ어디서나 이용할 수 있는 장점을 지니고 있으며, DHL 서버에 고객이 입력한 수취인 주소, DHL 항공운송장 기록 등 모든 내용이 저장되어 고객이 따로 데이터 관리를 해야 하는 번거로움을 덜어준다.
이에 따라 고객은 DHL홈페이지ㆍ이메일ㆍ전화 등을 통해 어디서나 발송물의 운송 현황을 파악할 수 있다. DHL은 자사 홈페이지에서 항공운송장 번호(DHL Airway Bill No.)를 입력하면 발송물이 배달되는 즉시 휴대전화, 또는 이메일 등으로 배달 결과(배달일시 및 수취인 성명)를 알려주는 실시간 배달 정보 문자 시스템인 m트랙(m―Track)을 구축했다.
또 이메일을 통한 추적 조회 서비스인 e트랙(e―Track) 서비스도 운영하고 있다. 이는 고객이 직접 이메일을 이용해 발송물의 항공운송장 번호를 입력해 전송하면 DHL 전용 전산망(DHLNET)과 연결되어 단 몇 초 내에 발송물의 운송과정, 배달결과 등을 간편하게 확인할 수 있는 배달 정보 조회 시스템이다.
DHL은 또 ATS 서비스도 운영하고 있다. 이는 DHL 고객번호를 가지고 있는 E클럽 회원이면 누구나 이용할 수 있는 서비스로, 발송물에 대해 일일이 항공운송장 번호를 기입할 필요 없이 자신의 고객번호를 DHL 홈페이지에 입력함으로 발송물에 대한 배달 현황을 조회할 수 있는 서비스다. 따라서 많은 양의 발송물을 취급하는 고객의 경우 더욱 편리하게 이용할 수 있으며, 수입화물에 대한 배달현황 조회도 가능하다. 또한 항공운송장을 분실한 경우에도 고객번호를 이용해 발송물의 현황을 조회할 수 있어 편리하다. 이밖에 전화로 항공운송장 번호를 입력하면 발송물 조회 서비스를 받을 수 있는 자동음성정보 서비스인 IVRS 서비스도 제공중이다.
DHL은 이밖에 은행에서 발송하는 수출 서류 서비스를 이용하는 고객들에게 다중 추적 조회 서비스를 제공하는 `은행 발송물 추적 조회 서비스'(BRS; Bank Reference System)도 시행하고 있다. BRS는 은행에서 발송하는 수출 서류 추적ㆍ조회 서비스로, 인터넷에 항공운송장번호를 일일이 입력할 필요 없이 은행에서 발행하는 서류의 조회(Reference) 번호만 입력하면 발송된 모든 서류의 발송과정을 추적ㆍ조회할 수 있다. 일반적인 은행에서 수출 서류를 발송할 때는 개인 고객들에게 일일이 고객번호나 운송장 번호를 알려주지 않기 때문에 이 BRS 시스템이 개발되기 전까지 고객들이 서류 발송과정을 추적하기 위해서는 일일이 은행측에 다시 문의해야만 하는 번거로움이 있었다. 그러나 BRS 시스템의 개발로 고객들은 직접 인터넷에서 발송과정을 추적ㆍ조회할 수 있어 더욱 편리하게 서비스를 이용할 수 있게 되었다.
DHL은 첨단 바코드 스캐너를 업무현장에 도입해 발송물의 픽업에서부터 배달까지 모든 운송과정을 관리하는 화물추적시스템을 운영하고 있다. 이로 인해 화물 픽업 요청 및 고객의 특별 요청사항 등을 업무직원에게 문자메시지로 전할 수 있으며, 현장의 업무직원은 픽업 여부 및 특이사항을 DHL 네트워크를 통해 실시간 통보할 수 있어 고객들로부터 큰 호응을 얻고 있다.